伝わる!文章力を底上げする9の秘密《ビジネス編》

皆さん、こんにちは!

 

突然ですが
皆さんは、普段文章を書いたり、
人に話をしたりするときに
気を付けていることはありますか?

 

どんな職業についていても、
手段にかかわらず

 

「人に物事を伝える」タイミングは
頻繁にありますよね!

 

以前も書きましたが、
デジタルの時代だからこそ、
今まで以上に
コミュニケーションスキルが重視されてきています。

そして

 

全く同じ内容でも
「伝え方」によって
受け手の持つ印象は
大きく変わっていくものです。

 

今回は、
「伝わる!文章力を底上げする9の秘密《ビジネス編》」
と題し、

ビジネスライティングのコツとアイディアを
ご紹介いたします。

No.1
目的を作る

文章を作るとき、
まず何をしますか?

 

文章を書くときは、
「ただ書けばいい」のではなく
必ず「その文章を書く目的」を考えてみてください。

 

例えば

自分の中で、

 

・どんな内容にするのか

 

・何故その文章をかくのか

 

を決めることができれば、

 

‟どのように書くか”も自ずと
浮かんでくる事でしょう。

No.2
シンプル且つ明確な言葉を使う

ビジネスの文章と
その他の文章の最大の違いは

 

ビジネスライティングでは
「文章を簡潔にすべき」という点です。

 

文章を
多くの言葉で装飾する必要はありません。

 

目安としては、

3つのワードで何かを表している場合、
それを1言で言い表せないか検討してみてください。

例えば
・本当に 暑い 1日でした。

→「真夏日でした。」

 

・他人と 折り合いをつけ 受け入れる

→「譲歩する」

など、

 

ビジネスライティングでは
スキルは多いほうがいいですが、

言葉は短く、明確である必要があります。

No.3
“読者”の存在を忘れない。

文章を書くときに、
受け手となる“読者”の存在を念頭においてください。

 

特に

用語などに関しては、
「受け手に伝わるか」を
基準に使う単語に気を付けましょう。

 

専門用語ばかりで
脚注がない文章だと、
かなり読む意思を削がれませんか?

 

私は削がれます(笑)

 

逆に、

 

コアな層に働きかけたい場合は、

興味を引くワードをパーソナライズする必要があります。

No.4
会話の口調や形式を選ぶ

ビジネス用の文章を書く際、

通常であれば
一般的には「プロフェッショナルっぽい」口調を選びますよね。

 

しかし、

 

文章の内容によっては、
会話形式を取ったほうが
伝わりやすい場もあります。

 

特に、

お客様とのコミュニケーションをとっている場合は
ロボットっぽくならないよう、
“人間味”が必要です。

 

会話形式にすると、

読者との距離がより近くなり
あなたとの「繋がり」が演出されます。

No.5
構成について

書きたい文章の
アイディアが出揃ったら
いよいよ文章の構成について考えてましょう。

 

具体的には

そのアイディアを
記事に落とし込む順序決めなどです。

 

そして

 

ビジネスライティングでは、
最も重要なテーマを
最初に提示する必要がある事を覚えておいてください。

 

読者のほとんどが、
文章の最初の段落を読んだ段階で
“続き”を読むか判断するそうです。

 

そのため、最初が肝心です。

No.6
単語の選び方

No.3でも言いましたが、

‟どんな人が読んでいるかに”ついて考え
専門用語を使う際に気を付けるほかに

 

流行語の使用にも気を付けてください。

 

基本的に、
ネットの記事は半永久的に残りますし、

 

数か月、数年後に読む読者が
知らない単語が並んでいては、読んでもらえません。

 

コアな層に働きかけたいなら別ですが、

 

できるだけ誰もが理解できる、
簡単な単語を選んだ方が良いでしょう。

No.7
事実以外の‟意見”を文章に入れない

業界での信頼を築くためには、

書き上げた文章の中に
「あなた個人の意見」が入ってしまっていないか
確認してください。

 

あくまでも
製品やサービスの統計、データ、
および利点や経験などの

 

“事実”に執着してください。

 

また、

誇張もよくない手段の一つです。

 

事実に執着し、
読者の信頼を築くことは
ビジネスライティング業界にとって非常に重要です。

No.8
複数のプラットフォーム

Web記事、ブログ投稿以外にも

ビジネスの記事の範囲は、

ソーシャルメディア投稿、ビデオスクリプトなど、
様々なプラットフォームに及んでいます。

 

これらのプラットフォームには
独自の世界がありますので、

 

ビジネスを成功に導くためには、
それぞれに必要なテクニックと
トリックを学ぶ必要があります。

No.9
文法と句読点

すべての文章を書きあげたら

ドキュメントを公開、印刷、
投稿、または電子メールで送信する前に
必ず公正をしてください。

 

クライアントの手に渡る前に、
文章に誤りがないか確認しましょう。

 

これは印象や信頼性に直結します。

 

公正が苦手な場合は、

確認して編集してくれる人に頼むのも
一つの手ですよ!

いかがでしたか?

 

かくいう私も
Zporta.のブログで
約2か月前にライターデビューしたばかりなので

 

この記事を作成しつつ
非常に勉強になりました!

 

これからのデジタル社会では
今までよりも
面と向かってのコミュニケーションが減ってしまう分、

 

「文字で伝えるスキル」は
更に重要視され、
無くてはならないものにあるでしょう。

 

まだまだ新米ですが、
私へのアドバイスや
弊社のプロライターへのご質問・ご相談など
どしどしメールかコメントでお待ちしております。

 

Zporta. は
あなたの「理想の働き方を現実にする」為、全力でお手伝いします。

 

次回は
「もう悩まない!興味を引く記事タイトルの付け方」
をご紹介いたします。

 

楽しみにしていてくださいね!